# rechnung3000 - ZUGFeRD Converter (vollständige Dokumentation) ## Was ist rechnung3000? rechnung3000.de ist ein deutsches Web-Tool zur Konvertierung von PDF-Rechnungen in das ZUGFeRD-Format (EN 16931). Die konvertierte Datei ist eine vollwertige PDF/A-3-Datei mit eingebetteter maschinenlesbarer XML nach dem ZUGFeRD-Standard – bereit für die gesetzliche E-Rechnungspflicht in Deutschland. Produktname: **rechnung3000** – der technische Standard heißt ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland). --- ## Für wen ist rechnung3000 gedacht? - Selbstständige, Freelancer und Unternehmen, die Rechnungen als PDF erhalten und diese rechtssicher in E-Rechnungen umwandeln möchten - Buchhalter und Steuerberater, die eingehende Rechnungen im ZUGFeRD-Format weiterverarbeiten - Unternehmen, die ab 2025 der gesetzlichen E-Rechnungspflicht in Deutschland nachkommen müssen - SaaS-Anbieter und Softwarehäuser, die E-Rechnungen in eigene Systeme integrieren wollen --- ## Warum ZUGFeRD und E-Rechnungspflicht? Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die **E-Rechnungspflicht** im B2B-Bereich (§ 14 UStG). Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern müssen strukturiert und maschinenlesbar übermittelt werden. ZUGFeRD (Comfort-Profil / EN 16931) ist einer der zwei zulässigen Standards (neben XRechnung). rechnung3000 ermöglicht die einfache Konvertierung bestehender PDF-Rechnungen in dieses Format – ohne Buchhaltungssoftware oder technisches Vorwissen. --- ## 3-Schritt-Workflow ### Schritt 1: Upload Der Nutzer lädt eine bestehende PDF-Rechnung hoch. Das System analysiert den Inhalt automatisch und extrahiert alle für ZUGFeRD relevanten Felder: - Rechnungsnummer und Rechnungsdatum - Lieferdatum / Leistungszeitraum - Fälligkeitsdatum - Rechnungspositionen (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis) - Netto-, MwSt.- und Bruttobeträge - Zuschläge (z. B. Versandkosten, Expresszuschlag) - Abschläge (z. B. Rabatte, Skonti) - Verkäufer- und Käuferdaten (Name, Anschrift, Land) - IBAN und BIC - USt-IdNr. (Verkäufer und Käufer) - Handelsregisternummer (falls vorhanden) - Zahlungsreferenz / Verwendungszweck Scan-PDFs (nicht durchsuchbare Bilder) werden automatisch per OCR verarbeitet. ### Schritt 2: Prüfen & Korrigieren Alle extrahierten Daten werden in einem strukturierten Formular im Browser angezeigt. Der Nutzer kann: - Alle Felder einzeln prüfen und korrigieren - Rechnungspositionen hinzufügen, bearbeiten oder löschen - Zuschläge und Abschläge anpassen - Steuersätze pro Position wählen (0 %, 7 %, 19 %) - Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) aktivieren – setzt alle MwSt.-Sätze auf 0 % - Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum setzen Die Summenberechnung (Netto, MwSt., Brutto) erfolgt automatisch und in Echtzeit. ### Schritt 3: Download Nach Bestätigung wird die ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Datei generiert und zum Download bereitgestellt. Auf der Download-Seite wird das Validierungsergebnis angezeigt: - **Grünes Banner**: XSD-Validierung erfolgreich – vollständige EN-16931-Konformität - **Gelbes Banner**: XSD-Validierung mit Hinweisen – Details werden aufgelistet - Die Datei kann direkt an Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme oder Finanzämter übermittelt werden --- ## E-Rechnung erstellen (ohne PDF-Upload) Unter https://rechnung3000.de/erstellen bietet rechnung3000 einen vollständigen E-Rechnungs-Ersteller an – ohne PDF-Upload, direkt aus dem Browser. ### Eingabeformular Der Nutzer gibt alle Rechnungsdaten manuell ein: - **Rechnungskopf**: Belegnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Leitweg-ID (XRechnung / Buyer Reference) - **Positionen**: Beliebig viele Zeilen mit Beschreibung, Menge, Einheit (Stück, kg, Stunde, Tag, Monat, Pauschal …), Einzelpreis und USt-Satz - **Zuschläge & Abschläge**: Versandkosten (Code FC), Rabatte (Code 95), Sonderpositionen (Code 100) – jeweils mit Betrag, USt-Satz und Grund - **Absender (Verkäufer)**: Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Steuernummer, E-Mail, Telefon, Kontaktperson - **Empfänger (Käufer)**: Name, Adresse, E-Mail (XRechnung: Pflichtfeld) - **Bankverbindung**: IBAN (der BIC wird automatisch ergänzt), Zahlungsart (SEPA-Überweisung, Lastschrift, Bar, Sonstige) ### Abrechnungsarten - **Regelbesteuerung**: Netto-Preise, MwSt.-Sätze pro Position wählbar (0 %, 7 %, 19 %) - **Kleinunternehmer (§ 19 UStG)**: Alle MwSt.-Sätze werden auf 0 % gesetzt, Hinweis "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." erscheint im XML ### Live-Vorschau Während der Eingabe aktualisiert sich eine Rechnungsvorschau in Echtzeit: - Rechnungsheader mit Nummer und Datum - Absender- und Empfängeranschrift - Positionstabelle mit Netto-Einzelpreisen und Zeilensummen - Summenblock (Netto, MwSt., Brutto) inkl. Zuschläge/Abschläge - IBAN-Anzeige ### Download-Ergebnis Nach dem Absenden des Formulars wird die ZUGFeRD-Datei generiert und auf der Download-Seite bereitgestellt: - **PDF/A-3** mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten (EN 16931 und zusätzlich die strengeren XRechnung-Regeln) - **XML-Datei** (CII-Format) zum separaten Download - **Validierungsergebnis**: XSD- und Schematron-Prüfung direkt angezeigt - Optional: Visualisierung des erzeugten ZUGFeRD-Inhalts ### Limits Gleiche Nutzungslimits wie beim Konvertierungs-Workflow: 1/Tag ohne Anmeldung, 3/Monat mit kostenlosem Account (Umwandeln und Erstellen teilen sich das Kontingent), höhere Kontingente mit kostenpflichtigen Tarifen. --- ## E-Rechnung validieren (kostenloser Standalone-Validator) Unter https://rechnung3000.de/validieren bietet rechnung3000 einen kostenlosen Validator für ZUGFeRD-Dateien an – ohne Anmeldung, ohne Datenspeicherung. ### Was kann validiert werden? - **ZUGFeRD-PDF**: Die Datei wird hochgeladen, das eingebettete ZUGFeRD-XML automatisch extrahiert und geprüft - **XML-Datei direkt**: CII-XML-Dateien (Factur-X, ZUGFeRD, XRechnung) können direkt ohne PDF-Wrapper validiert werden ### Was wird geprüft? **XSD-Validierung**: - Prüft ob die XML-Struktur dem offiziellen EN-16931-Schema entspricht - Erkennt fehlende Pflichtfelder, falsche Datentypen, unerlaubte Elemente - Ausgabe: Fehlerliste mit Zeilennummer und technischem Fehlercode **Schematron-Validierung**: - Prüft die EN-16931 Business Rules (BR-Codes) - Erkennt semantische Fehler wie falsche Summenberechnungen, fehlende IBAN, ungültige Steuernummern - Unterstützte Profile: EN 16931 (Comfort), XRechnung 3.0 - Ausgabe: BR-Code + deutsche Fehlerbeschreibung + "Wie beheben?"-Hinweis ### Fehlererklärungen auf Deutsch Jeder erkannte Fehler wird in verständlichem Deutsch erklärt. Zu den gängigsten BR-Codes gibt es konkrete Hinweise zur Behebung: | BR-Code | Bedeutung | Behebung | |---|---|---| | BR-01 | Rechnungsnummer fehlt | Eindeutigen Bezeichner eintragen (z.B. "RE-2024-001") | | BR-CO-05 | Summenberechnung falsch | Bruttobetrag = Nettobetrag + MwSt-Betrag prüfen | | BR-DE-01 | USt-IdNr. oder Steuernummer fehlt | USt-IdNr. (DE...) des Verkäufers eintragen | | BR-DE-15 | IBAN ungültig | IBAN-Format prüfen: DE + 2 Prüfziffern + 18 Stellen | | BR-DE-1 | Zahlungsinformationen fehlen | IBAN und BIC des Zahlungsempfängers eintragen | --- ## E-Rechnung visualisieren (kostenloser Standalone-Viewer) Unter https://rechnung3000.de/visualisierung bietet rechnung3000 einen kostenlosen Viewer für ZUGFeRD-Dateien an – ohne Anmeldung, ohne Datenspeicherung. ### Was kann visualisiert werden? - **ZUGFeRD-PDF**: Das eingebettete ZUGFeRD-XML wird automatisch extrahiert und alle Felder lesbar dargestellt - **XML-Datei direkt**: CII-XML-Dateien (Factur-X, ZUGFeRD, XRechnung) können direkt geladen werden ### Was wird angezeigt? | Bereich | Felder | |---|---| | Dokumentkopf | Rechnungstyp (380 Rechnung, 381 Gutschrift …), Rechnungsnummer, Datum, Währung | | Verkäufer | Name, Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land), USt-IdNr. / Steuernummer | | Käufer | Name, Adresse | | Positionen | Pos.-Nr., Bezeichnung, Beschreibung, Menge + Einheit, Einzelpreis, MwSt.-Satz, Zeilenbetrag | | Summen | Nettobetrag, MwSt.-Betrag, Gesamtbetrag, Fälliger Betrag (wenn abweichend) | | Zahlung | IBAN, BIC, Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen | ### Optionale gleichzeitige Validierung Nach der Dateiauswahl kann die Checkbox "Auch validieren" aktiviert werden. In diesem Fall führt das System zusätzlich XSD- und Schematron-Validierung durch und zeigt das Ergebnis unterhalb der Vorschau an. ### Parse-Fehler Wenn die Datei kein gültiges ZUGFeRD-XML enthält (z. B. normales PDF ohne ZUGFeRD-Einbettung, beschädigte XML), wird eine klare Fehlermeldung angezeigt. --- ## Alle Features im Überblick ### Datenerkennung und -extraktion - Automatische Texterkennung aus durchsuchbaren PDFs - OCR-Fallback für Scan-PDFs (nicht durchsuchbare Bilddateien) - Erkennung verschiedener Rechnungslayouts (Tabellen, Einzelpositionen, Schweizer Format, Katalogformat) - Unterstützung mehrseitiger Rechnungen - Erkennung mehrerer Positionen, Zuschläge und Abschläge - Multi-VAT: getrennte Steuerberechnung für gemischte Steuersätze (z. B. 7 % und 19 % auf derselben Rechnung) - IBAN-Erkennung, der BIC wird automatisch ergänzt - USt-IdNr.-Erkennung (DE + international) - Schweizerische Rechnungen (CHF, Länderkennzeichen CH) ### ZUGFeRD-Generierung - Die erzeugten Rechnungsdaten erfüllen die EU-Norm **EN 16931** und darüber hinaus die strengeren **XRechnung**-Regeln — geeignet für Behörden ebenso wie für Geschäftskunden. Praktische Folge: Die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers muss angegeben sein, sonst schlägt die Prüfung der Geschäftsregeln fehl - Ausgabe als **PDF/A-3**: die Rechnung bleibt wie gewohnt lesbar und enthält zugleich die strukturierten Daten - Zahlungsangaben als SEPA-Überweisung mit IBAN und BIC - Unterstützung von Allowances (Abschläge) und Charges (Zuschläge) auf Dokumentebene - Korrekte Kleinunternehmer-Behandlung (§ 19 UStG, Steuerkennzeichen Z) - Verkäufer-Steuerinformationen: USt-IdNr., Steuerregistrierung ### Validierung - **XSD-Validierung** gegen das offizielle EN-16931-Schema (CII) - **Schematron-Validierung** der EN-16931 Business Rules - Validierungsergebnis direkt in der Download-Ansicht angezeigt - Grüner/gelber Status-Banner mit strukturierten Hinweisen - **Standalone-Validator** unter /validieren: PDF oder XML direkt prüfen, ohne Konvertierung - **Standalone-Viewer** unter /visualisierung: ZUGFeRD-Inhalt als lesbare Rechnung anzeigen (Positionen, Summen, IBAN) - Deutsche Fehlerbeschreibungen mit "Wie beheben?"-Hinweisen für alle gängigen BR-Codes ### Benutzerverwaltung & Konten - Registrierung mit E-Mail + Passwort (sicher gehasht) - Login/Logout mit Session-Management - Passwort-Änderung im Konto-Bereich - Unternehmensprofil: Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Handelsregisternummer, IBAN/BIC - Gespeichertes Firmenprofil wird automatisch als Verkäufer-Vorausfüllung genutzt ### Abonnements & Abrechnung | Plan | Preis | Konvertierungen/Monat | |------------|-----------------|------------------------| | Free | kostenlos | 3 Rechnungen/Monat | | Starter | 29 EUR/Monat | 100 Rechnungen/Monat | | Pro | 99 EUR/Monat | 1.000 Rechnungen/Monat | | Enterprise | auf Anfrage | unbegrenzt | - Abonnementverwaltung über einen Zahlungsdienstleister (Kaufabschluss und Kundenportal) - Monatliche Nutzungsanzeige im Billing-Dashboard (Fortschrittsbalken grün/gelb/rot) - Limit-Prüfung vor dem Upload (frühzeitige Fehlermeldung statt gescheiterter Generierung) - Upgrade und Downgrade jederzeit über das Kundenportal direkt aus der Anwendung ### Datenschutz und Sicherheit - IP-basiertes Rate-Limiting (DSGVO-konform, keine personenbezogene Speicherung) - CSRF-Schutz für alle Formulare - HTTPS-Pflicht - Sicherheitsrelevante HTTP-Header gesetzt - Automatische Dateilöschung nach Verarbeitung - Vollständige Rechtstexte: AGB, Impressum (§ 5 TMG), Datenschutzerklärung (Art. 13/14 DSGVO), AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO) - Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Auch die KI-gestützte Datenerkennung läuft bei einem Anbieter mit Verarbeitung in Deutschland, der die Inhalte der Anfragen nach eigener Angabe nicht dauerhaft speichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; eine Übermittlung in Drittländer findet im Regelbetrieb nicht statt. Die eingesetzten Auftragsverarbeiter sind in der Datenschutzerklärung und im AV-Vertrag namentlich mit Sitz und Rechtsgrundlage aufgeführt. --- ## Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag, Art. 28 DSGVO) URL: https://rechnung3000.de/av-vertrag AV-Vertrag als Anlage zu den AGB, geschlossen in Textform nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO. Auf Verlangen zusätzlich als unterzeichnetes Einzeldokument — insbesondere bei besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO und bei Daten, die dem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB unterliegen (Patienten-, Mandanten-, Klientendaten). Für diesen Fall enthält der Vertrag eine ausdrückliche Verpflichtung als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3/4 StGB. ### Anlagen - **Anlage 1 — Gegenstand der Verarbeitung**: Art und Zweck, Datenarten, Kategorien betroffener Personen, Prüfabfragen an Dritte (VIES, IBAN-zu-BIC), Speicherdauern - **Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen** nach Art. 32 DSGVO: Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Trennungs-, Weitergabe- und Eingabekontrolle, Verfügbarkeit, Datenschutz durch Voreinstellungen - **Anlage 3 — Unterauftragnehmer**: namentliche Liste aller eingesetzten Auftragsverarbeiter mit Sitz, Leistung und Rechtsgrundlage. Die jeweils gültige Fassung steht im AV-Vertrag unter https://rechnung3000.de/av-vertrag. Transaktions-E-Mails laufen über den eigenen Mailserver, es ist kein Versanddienstleister beauftragt. - **Anlage 4 — Verarbeitungsorte** ### Speicherdauern - Temporäres Arbeitsverzeichnis während der Verarbeitung: Löschung in der Regel innerhalb von 60 Minuten, spätestens nach zwei Stunden - Dauerhafte Ablage im Konto, tarifabhängig: Free 48 Stunden, Starter 30 Tage, Pro 90 Tage, Enterprise bis zur Löschung durch den Kunden - Nach Kontoauflösung: vollständige Löschung innerhalb von 14 Tagen - Serverseitige Zugriffsprotokolle: Löschung nach spätestens 14 Tagen - Kürzere Fristen individuell vereinbar --- ## ZUGFeRD-Felder (vollständige Liste) Die folgenden Felder werden in der generierten ZUGFeRD-XML unterstützt: **Dokumentkopf** - Rechnungsnummer (ID) - Rechnungsdatum - Dokumenttyp (Typcode 380) - Währung (EUR, CHF) - Leistungsdatum / Lieferdatum **Verkäufer (SellerTradeParty)** - Firmenname - Straße, PLZ, Ort, Land - USt-IdNr. (VA) oder Steuerregistrierungsnummer (FC) - IBAN (Zahlungskonto) - BIC (Finanzinstitut) **Käufer (BuyerTradeParty)** - Firmenname - Straße, PLZ, Ort, Land - USt-IdNr. (optional) **Positionen (SupplyChainTradeLineItem)** - Positions-Beschreibung (Name) - Menge und Einheit (STK, HUR, DAY, MON, etc.) - Netto-Einzelpreis - Netto-Gesamtpreis - USt-Satz (0 %, 7 %, 19 %) - USt-Betrag **Abschläge und Zuschläge (Dokumentebene)** - Allowances (Rabatte, Skonti) - Charges (Versandkosten, Gebühren) - Jeweils mit Betrag, Grund und USt-Satz **Zahlungsbedingungen** - Zahlungsziel / Fälligkeitsdatum - Zahlungsreferenz / Verwendungszweck - Zahlungsmittelcode (58 = SEPA) **Summen (SettlementMonetarySummation)** - Nettosumme (LineTotalAmount) - Zuschläge (ChargeTotalAmount) - Abzüge (AllowanceTotalAmount) - Steuerbasis (TaxBasisTotalAmount) - MwSt.-Betrag (TaxTotalAmount) - Bruttosumme (GrandTotalAmount) - Fälliger Betrag (DuePayableAmount) --- ## Unterstützte Rechnungsformate - Standard-Rechnungen (Tabellenformat mit mehreren Positionen) - Katalog-Rechnungen (ein Gesamtbetrag, eine Position) - Schweizer Rechnungen (CHF, Länderkennzeichen CH) - Scan-PDFs / schlecht strukturierte PDFs (OCR-Fallback) - Rechnungen mit gemischten Steuersätzen - Rechnungen mit Versandkosten, Rabatten und Skonti - Kleinunternehmer-Rechnungen ohne MwSt. --- ## Glossar | Begriff | Bedeutung | |---|---| | ZUGFeRD | Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland | | EN 16931 | Europäische Norm für elektronische Rechnungen (Semantic Data Model) | | Comfort-Profil | ZUGFeRD-Profil mit vollständigem Datensatz (entspricht EN 16931) | | PDF/A-3 | ISO-Standard für langzeitarchivierbare PDFs mit Dateianhang | | XSD-Validierung | Prüfung der XML-Struktur gegen ein offizielles Schema | | Schematron | Regelbasierte Geschäftsregelprüfung (z. B. Pflichtfelder, Summenprüfung) | | BR-Code | Business Rule Code – eindeutiger Bezeichner einer EN-16931-Geschäftsregel | | IBAN | International Bank Account Number | | BIC | Bank Identifier Code (SWIFT-Code) | | USt-IdNr. | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | | § 19 UStG | Kleinunternehmerregelung: keine MwSt.-Ausweisung | | Allowance | Abschlag / Rabatt auf Dokumentebene | | Charge | Zuschlag / Gebühr auf Dokumentebene | | OCR | Optical Character Recognition – Texterkennung aus Bildern | | XRechnung | Deutscher Standard für öffentliche Auftraggeber (Pflicht ab 2020) | | Factur-X | Französisch-deutscher Standard, technisch identisch mit ZUGFeRD | --- ## Häufige BR-Fehler und Bedeutung - **BR-01**: Rechnungsnummer fehlt oder leer - **BR-04**: Rechnungsdatum fehlt - **BR-CO-10**: Summe Netto + MwSt ≠ Brutto (Rundungsfehler) - **BR-DE-01**: Deutsche Pflicht — Steuernummer oder USt-ID des Verkäufers fehlt - **BR-S-08**: Steuersatz fehlt bei Kategorie S (Standardsatz 19%/7%) - **BR-AE-10**: Reverse-Charge-Kennzeichnung fehlt bei § 13b-Fällen ## Anwendungsfälle ### Steuerberater-Workflow Steuerberater erhalten von Mandanten oft noch klassische PDF-Rechnungen. Mit rechnung3000 können 3–1.000 Rechnungen/Monat in ZUGFeRD umgewandelt werden — kostenlos (3/Monat), ab 29 €/Monat für 100 Konvertierungen (Starter) oder ab 99 €/Monat für 1.000 Konvertierungen (Pro). Für mehrere Tausend Konvertierungen monatlich: Enterprise-Plan auf Anfrage unter info@rechnung3000.de. Der Review-Schritt ermöglicht manuelle Korrekturen vor der ZUGFeRD-Erzeugung. ### Freelancer-Workflow Freiberufler erstellen Rechnungen oft in Word oder Excel und exportieren als PDF. rechnung3000 wandelt diese PDFs in ZUGFeRD um — Upload, Daten prüfen, Download. 1 Konvertierung täglich ohne Anmeldung, 3/Monat mit kostenlosem Account. ### Buchhalter / Eingangsrechnungen Zur Prüfung eingehender ZUGFeRD-Rechnungen: kostenloser Validator (/validieren) prüft XSD + Schematron, kostenloser Visualizer (/visualisierung) zeigt XML-Inhalt lesbar an. ### Ersteller ohne bestehende PDF Wer noch keine Rechnung als PDF vorliegen hat, kann mit /erstellen eine E-Rechnung direkt im Browser erstellen – ohne jede Vorarbeit. Ideal für Freelancer, die erstmalig eine ZUGFeRD-konforme Rechnung ausstellen möchten. ## Autor und Herausgeber rechnung3000 wird entwickelt und betrieben von Alexander Herdt, Paderborn (Deutschland). Fachgebiete: ZUGFeRD / EN 16931, PHP-Entwicklung, E-Rechnungsrecht (§ 14 UStG). --- ## Rechtliches rechnung3000.de ist ein Hilfswerkzeug. Die Verantwortung für die inhaltliche Korrektheit der Rechnungsdaten liegt beim Nutzer. Das Tool ersetzt keine steuerrechtliche Beratung. --- ## Links - Website: https://rechnung3000.de - AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO): https://rechnung3000.de/av-vertrag - E-Rechnung erstellen (ohne PDF-Upload): https://rechnung3000.de/erstellen - E-Rechnung validieren (kostenlos): https://rechnung3000.de/validieren - E-Rechnung visualisieren (kostenlos): https://rechnung3000.de/visualisierung - E-Rechnungspflicht (BMF): https://www.bundesfinanzministerium.de - ZUGFeRD-Standard: https://www.ferd-net.de - Offizielle Validatoren: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd/validator.html - EN 16931 (Europäische Norm): https://www.xeinkauf.de/en-16931/